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書類選考に時間がかかってしまう理由と、その対策方法

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今日は、転職活動の入り口でもある、書類選考についてです。複数の企業に書類応募されたことがある方なら一度は経験があるかと思いますが、書類選考って時間がかかるときは異常に時間がかかってしまうんですよね。

今日は、なぜ書類選考で時間がかかってしまうのか、という点と、その際の対策についてお伝えします。

書類選考に時間がかかってしまう要因って?

1.人事担当者が忙しい
2.現場が書類選考を行う場合、現場が忙しく優先度が下がっている
3.現場が書類選考を行う場合、人事~現場間でオペレーションミスが起きている
4.他者で選考が進捗しており、結果が出てから他の応募者の選考を進めようとしている
5.既に落選しており、人事、もしくは人材紹介会社側の優先度が下がっている

1.人事担当者が忙しい

もっともありがちなパターンです。まず前提として、中途採用の人事担当者は常に多忙です。

一日何十通の応募が複数チャネルから発生し、さらには人材紹介会社や求人媒体、社内他部署との打ち合わせ、求人媒体や求人票の編集、ダイレクトリクルーティングのスカウト送付などなど、タスクに追われています。

その為、様々なタスクに忙殺される中で、優先度が下がってしまっている場合、書類選考結果通知が遅くなります。

2.現場が書類選考を行う場合、現場が忙しく優先度が下がっている

こちらもよくあるケースです。書類選考合否の決裁権を現場が持っている場合、当然現場のメインのタスクは別にあります。

その為、メインタスクの状況次第で、書類選考の結果通知が著しく遅れてしまうのです。

あくまで個人的な体感ですが、おおよそ半数以上の企業が現場に書類選考の合否決裁を委譲しているのではないのでしょうか?

3.現場が書類選考を行う場合、人事~現場間でオペレーションミスが起きている

オペレーションミスというと大層ですが、「頼んだつもりが現場が認識していなかった」であったり、「現場の担当者に渡すデータにパスワードがかかっていて、それを現場が指摘しておらず放置してしまっていた」など、要因は様々ですが、要は単純に企業側のミスです。稀に発生します。極端に書類選考結果が遅れている場合は、企業側のオペレーションミスである可能性が高いです。

4.他者で選考が進捗しており、結果が出てから他の応募者の選考を進めようとしている

応募先求人で既に他者が最終面接フェースである場合などに起こり得るケースです。

応募時に状況を教えてくれる企業であれば有難い限りですが、前述した通り、人事担当者も非常に多忙なため、そこまで丁寧な対応が難しい場合もあります。

5.既に落選しており、人事、もしくは人材紹介会社側の優先度が下がっている

あってはいけない事ですが、正直かなりの確率で起こり得るケースかなと思います。よく求職者様から、「人材紹介会社経由で応募したけどそれ以降連絡がまったくないまま放置されている」といったお声をいただく事があります。

人材紹介会社の中で優先度が下がってしまっており、連絡をおろそかにしているのです。

肝心な対策方法とは?

自主応募の場合

書類応募時に、現在の併願状況およびスケジュールを明記する
応募から1週間経過した時点で、連絡を入れる

上記二点の対策が必要です。

まず、応募時に現在の併願状況およびスケジュールを明記しておくことで、先方側も具体的なスケジュールを意識せざるを得なくなります。暗黙のプレッシャーです。また、書類選考に1週間かかる=「遅い」と判断してよいと思っています。

その為、1週間経過したあたりで連絡を入れて良いと思います。※応募時に、結果通知に2週間程度かかる事があります。などと明記されている場合もあります。その場合、記載に従って連絡は入れずに待ちましょう。

転職エージェント経由の場合

転職エージェントにこまめに連絡を入れる

に尽きるかなと思います。その際ですが、なるべく良好なコミュニケーションを日ごろからとるようにしておくとスムーズかと思います。普段からメール等のレスが極端に遅い求職者の方に対しては、人材紹介会社も優先度を下げがちです。

密なやりとりを進めながら、書類応募から5営業日を経過した段階で、状況確認を行うようにしましょう。以降は、毎日でも確認を入れて良いと思います。

基本的に企業と求職者様双方をマネジメントするのが人材紹介会社の役割のため、書類選考結果が遅れている場合、その責任は企業ではなく人材紹介会社にあります。遠慮は必要ないので、どんどん連絡を入れて良いです。

まとめ

如何でしたでしょうか?様々な要因から、度々書類選考の結果通知は遅れてしまいがちです。その際、諦めずにしっかり連絡をこまめにいれるようにしましょう。気負いは不要です。

人事も転職エージェントも人間ですから、ミスや失態も起こり得ます。それを踏まえて、リスクヘッジの意味で自らも連絡を入れるようにしましょう。

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